Hiện nay, nền kinh tế toàn cầu phát triển mạnh mẽ, cùng với đó Việt Nam đang dần trở thành điểm đầu tư hấp dẫn thu hút rất nhiều các tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư. Với những nhà đầu tư nước ngoài thận trọng, việc tìm hiểu thị trường trước khi dồn nhiều công sức, nguồn lực cho hoạt động đầu tư mạnh mẽ là điều cần thiết. Tuy nhiên, làm thế nào để thực hiện tìm hiểu, thăm dò thị trường, hình thức hoạt động nào là phù hợp tại Việt Nam là những câu hỏi mà nhiều nhà đầu tư khó tìm được câu trả lời. Đây cũng là điều dễ hiểu vì pháp luật là một “chướng ngại vật”, không chỉ vì rào cản ngôn ngữ mà còn vì sự khác biệt giữa hệ thống pháp luật Việt Nam và nước sở tại của nhà đầu tư tại Việt Nam, chính vì vậy, thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp nhất với những nhà đầu tư đang trong giai đoạn đầu thâm nhập thị trường Việt Nam vì các thủ tục, quy trình thành lập đơn giản hơn và nhanh chóng hơn.

1. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện. Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

-  Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài, thì các tài liệu tại điểm b, c, d, đ  Khoản 1 phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài:

+  Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ( ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

+  Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.