Khi tổ chức event hay sự kiện, bạn sẽ cần xin cấp phép của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và đôi khi của cả Cục Bản quyền tác giả. Nếu không biết cách thì những thủ tục hành chính này sẽ làm tốn rất nhiều thời và công sức của bạn. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra một số lưu ý về việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

Để có được giấy phép tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
Kịch bản nội dung sự kiện.
Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Sau khi hoàn tất các giấy tờ trên, bạn cần kiểm tra lại dấu giáp lai trên tất cả, đặc biệt, ở mục Nơi nhận, cần gì rõ là có Nôp lưu chiểu.

Hạn nộp hồ sơ:

Thời hạn hoàn tất và nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện là điều tối quan trọng. Có một điều mà bạn cần biết đó là Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và Cục Bản quyền tác giả chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, các buổi còn lại là thời gian trả hồ sơ.

Ngoài ra, bạn nên chú ý nộp hồ sơ sớm nhất có thể để tránh những trường hợp phát sinh như phải xin thêm một số giấy phép phụ hoặc hồ sơ sai sốt cần chỉnh sửa,… hoặc đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.

Khi tính toán thời hạn nhận giấy phép, bạn cũng nên xem xét và loại trừ các ngày lễ, thứ 7, chủ nhật. Nếu bạn tổ chức sự kiện ở thành phố Hồ Chí Minh, bạn cần lưu ý quận 1 và quận 3. Đây là những địa điểm có nhiều vấn đề nhạy cảm, vì vậy, nếu bạn muốn tổ chức những sự kiện mang tính chất chính trị ở đây, bạn cần chuẩn bị tình thần chờ đợi vì thủ tục cấp phép cho những quận này thường dài hơn những địa điểm khác.

Đối với chương trình có tiết mục văn nghệ, giải trí:

Nếu chương trình có sự góp mặt biểu diễn của các nghệ sĩ nước ngoài, bạn cần nộp hộ chiếu cảu nghệ sĩ đó kèm theo hồ sơ xin cấp phép.

Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ, ca nhạc, bạn cần có giấy xác nhận tác quyền và bản ghi lời bài hát.

Nếu chương trình là một giải đấu, bạn cần xin thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.

Nếu chương trình có tổ chức khuyến mãi hay rút thăm may mắn, bạn cần xin giấy phép của Sở công thương.

Nếu sự kiện có bán vé, nộp kèm maket bán vé theo hồ sơ.

thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Đối với các sự kiện được tổ chức tại địa phương:

Có một số sự kiện được tổ chức trên quy mô nhiều tỉnh, lúc này bạn cần xin cấp phép tại một tỉnh, sau đó trình Giấy phép đã xin ở tỉnh đó tại địa phương tổ chức sự kiện. Thời hạn nộp hồ sơ ở các địa phương cũng khá quan trọng. Nếu bạn muốn tổ chức các event như Gala hay Festival mang màu sắc của địa phương, những giấy tớ bạn cần trình sẽ gồm cả công văn của UBND Tỉnh ( gồm có cơ quan chỉ đạo, đơn vị thực hiên, ban tổ chức, các kế hoạch truyền thông, nội dung chương trình, tài trợ nếu có, tiến độ thực hiện).

Mỗi địa phương sẽ có những quy định riêng nên tốt nhất, bạn cần làm việc với cơ quan chức năng của đại phương đó để nắm rõ hơn những thủ tục cần làm. Một số ví dụ về quy định riêng của từng địa phương:

Thành phố Hồ Chí Minh: Bạn cần lưu ý 7 tuyến cấm chạy roadshow (đường Nguyễn Thị Nghĩa, Đồng Khởi, Lê Duẩn, Hàm Nghi , Nguyễn Huệ, Lê Lợi, Lê Lai) và 7 nơi cấm tập trung (tượng đài Bác Hồ trước UBND tP.HCM , khu vực các đại sứ quán , Nhà hát Thành phố, Bưu điện, Dinh Thống nhất , Nhà thờ Đức Bà, Công viên 30/4).

Bến Tre, Tiền Giang: Cấm tổ chức roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường.

Cẩn thận với bên thứ 3:

Khi đi xin giấy phép tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ nhận được những lời hứa về việc xin giấy phép và bảo lãnh chương trình. Nhiều bạn tin vào điều đó và thực hiện chương trình trong khi chưa cầm giấy phép trong tay. Một ví dụ điển hình: có nhiểu sự kiện có trị giá tiền tỷ buộc phải hủy bỏ vào phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức event đã tổ chức ở những địa điếm nhạy cảm về mặt chính trị mà không có giấy phép của các cấp chính quyền.

Xin hỗ trợ vấn đề an ninh:

Sự kiện là nơi tập trung đông người, vì vậy vấn đề an ninh rất cần được chú trọng. Bạn nên nhờ tới sự hỗ trợ của địa phương bằng cách gửi công văn thông báo cho các cấp xã phường sở tại.
Mọi chi tiết xem thêm tại:
Hotline (24/7): 098.1214.789 (Tư vấn miễn phí)
Email: ceo@luatgiaphat.vn