HĐTV họp mỗi năm một lần theo cơ chế “thường niên”. Tuy nhiên, HĐTV cũng có thể họp bất cứ lúc nào nếu có yêu cầu của Chủ tịch HĐTV hoặc của nhóm thành viên sở hữu 10% vốn điều lệ của công ty trở lên. Trường hợp công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ của công ty thì các thành viên sở hữu số cổ phần còn lại cũng có quyền triệu tập cuộc họp HĐTV nếu Điều lệ không có quy định khác.
Về mặt quy trình, thủ tục họp HĐTV, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Chủ tịch HĐTV chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập họp HĐTV bằng cách gửi thông báo cho các thành viên. Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.
.png)
Cuộc họp HĐTV được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Nếu Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác, triệu tập họp HĐTV trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành do không đủ số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ thì việc triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp HĐTV triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;
Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành (không đủ số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ) thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp HĐTV được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp HĐTV. Thể thức tiến hành họp HĐTV, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.
HĐTV điều hành công ty bằng việc ra các nghị quyết hay các quyết định liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty. Cơ chế ra quyết định của HĐTV được quy định khá cụ thể tại Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2014. Cụ thể, HĐTV thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì quyết định của HĐTV được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau đây:
Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận đối với các vấn đề thông thường, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác;
Được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận đối với quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ, hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty; trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác.
Như vậy, có thể coi quy định tại Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2014 là bước đổi mới đột phá so với quy định tương ứng tại Luật Doanh nghiệp cũ năm 2005. Theo luật cũ, tỉ lệ biểu quyết để thông qua quyết định của HĐTV phải ít nhất bằng 65% cho các vấn đề thông thường và 75% cho các vấn đề quan trọng. Công ty có thể ấn định các tỉ lệ khác cao hơn 65% hoặc 75% nhưng không được thấp hơn các tỉ lệ này. Còn theo quy định tại luật mới, công ty được quyền quy định một tỉ lệ biểu quyết cụ thể trong Điều lệ có thể nhỏ hơn cac tỉ lệ 65% và 75%; và, nếu không quy định tỉ lệ cụ thể thì họ có thể tham chiếu Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2014 để ấn định tỉ lệ biểu quyết 65% cho các vấn đề thông thường và 75% cho các vấn đề quan trọng. Nói cách khác, công ty hoàn toàn có thể ấn định một tỉ lệ biểu quyết bất kỳ thấp hơn con số 65% và 75%, vốn là các mức tham chiếu của luật, để thông qua quyết định của HĐTV.
Trên đây là những thông tin cần thiết Luật Gia Phát cung cấp đến quý khách hàng. Trong quá trình thực hiện có khó khăn hãy liên hệ với Luật Gia Phát theo Hotline: 098 1214 789 để được tư vấn miễn phí. Với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động cùng đội ngũ Luật sư tài năng Luật Gia Phát cung cấp đến quý khách hàng chi phí rẻ nhất, thời gian hoàn thành sớm nhất
