HĐTV họp mỗi năm một lần theo cơ chế “thường niên”. Tuy nhiên, HĐTV cũng có thể họp bất cứ lúc nào nếu có yêu cầu của Chủ tịch HĐTV hoặc của nhóm thành viên sở hữu 10% vốn điều lệ của công ty trở lên. Trường hợp công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ của công ty thì các thành viên sở hữu số cổ phần còn lại cũng có quyền triệu tập cuộc họp HĐTV nếu Điều lệ không có quy định khác.

Về mặt quy trình, thủ tục họp HĐTV, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Chủ tịch HĐTV chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập họp HĐTV bằng cách gửi thông báo cho các thành viên. Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

Về điều kiện và thể thức tiến hành họp HĐTV, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định như sau:

Cuộc họp HĐTV được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Nếu Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác, triệu tập họp HĐTV trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành do không đủ số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ thì việc triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp HĐTV triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành (không đủ số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ) thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp HĐTV được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp HĐTV. Thể thức tiến hành họp HĐTV, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.

Trên đây là tư vấn về Trình tự, thủ tục  Giấy phép kiểm dịch khoai tây nhập khẩu, quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc, câu hỏi nào hoặc cần làm rõ vần đề gì vui lòng liên hệ Luật Gia Phát hotline: 098.1214.789 để được gặp các chuyên viên tư vấn miễn phí. Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý khách hàng.

Xin trân trọng cảm ơn!